De Van der Does Liethorpgroep (verder genoemd: de vereniging) verwerkt persoonsgegevens, wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door de vereniging.
Scouting Nederland
Wij zijn lid van Scouting Nederland en voldoen aan het privacystatement van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via ledenadministratie@vadedo.nl. De gegevens worden in het ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland geregistreerd. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online. Maximaal 2 jaar nadat het lidmaatschap is beeindingd worden de gegevens automatisch verwijderd uit Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
De vereniging hecht veel waarde aan een veilige omgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / vragenlijst die per activiteit dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier.
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. De vereniging mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Registratie activiteiten en kampen
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een online registratieformulieren of contact via email. De gegevens worden via een webformulier of per mail geregistreerd. De gegevens worden uiterlijk 4 weken na afloop van de activiteit vernietigd.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De ledenadministratie en penningmeester van de vereniging hebben inzicht in de financiële gegevens. Financiële gegevens met persoongegevens worden zolang bewaard als de wet dat voorschrijft.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken.
Nieuwsbrieven
De vereniging maakt gebruik van nieuwsbrieven waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie.
Beeldmateriaal
De vereniging maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten als herinnering en ten behoeve van promotie. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Deze toestemming is altijd in te trekken.
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Lijst van subverwerkers
De vereniging maakt gebruik van subverwerkers.
Google G Suite (email, formulieren, documenten) https://admin.google.com/terms/apps/1/5/en/mcc_terms.html
Recht op vergetelheid en inzage in gegevens
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert de vereniging binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (info@vadedo.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
Communicatie
Het privacybeleid van de vereniging is terug te vinden via www.vadedo.nl.